Privacyverklaring CineSud

Stichting CineSud hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, hoe lang wij gegevens bewaren en welke rechten betrokkenen hebben.

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die CineSud verwerkt in het kader van haar website, memberships, nieuwsbrieven, activiteiten, programma’s, Labs, events, samenwerkingen en overige dienstverlening.

1. Wie is verantwoordelijk?

Stichting CineSud is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Stichting CineSud
Parallelweg 2A
6411 ND Heerlen
Nederland

E-mail: [email protected]
Website: www.cinesud.nl

Voor vragen over privacy of persoonsgegevens kunt u contact opnemen via [email protected].

CineSud heeft geen formele Functionaris Gegevensbescherming in de zin van de AVG aangesteld. Binnen de organisatie is de directeur-bestuurder verantwoordelijk voor de naleving van privacyregels.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

CineSud verwerkt persoonsgegevens die u zelf aan ons verstrekt of die ontstaan door het gebruik van onze diensten.

Wij kunnen onder meer de volgende gegevens verwerken:

voor- en achternaam;
organisatie- of bedrijfsnaam;
functie of discipline;
adresgegevens;
e-mailadres;
telefoonnummer;
factuurgegevens;
KvK-nummer en btw-nummer;
bankrekeningnummer;
betalingsgegevens;
deelnamegegevens aan activiteiten, programma’s of Labs;
gegevens die u verstrekt bij aanmeldingen, formulieren, enquêtes of evaluaties;
beeld- en geluidsmateriaal van activiteiten;
correspondentie met CineSud.

Bij aanmelding voor specifieke programma’s of Labs kunnen daarnaast projectgegevens worden verwerkt, zoals projecttitel, betrokken makers, artistieke documenten, begrotingen en andere informatie die nodig is voor beoordeling en uitvoering.

3. Bijzondere persoonsgegevens

CineSud verwerkt in beginsel geen bijzondere persoonsgegevens, tenzij dit noodzakelijk is voor een specifiek doel en daarvoor een geldige grondslag bestaat.

In sommige gevallen kunnen deelnemers vrijwillig informatie delen over bijvoorbeeld toegankelijkheidsbehoeften, dieetwensen of andere omstandigheden die relevant zijn voor deelname aan een activiteit. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor het doel waarvoor zij zijn verstrekt.

4. Gegevens van minderjarigen

CineSud heeft niet de intentie persoonsgegevens te verzamelen van personen jonger dan 16 jaar zonder toestemming van ouder(s) of voogd.

Als u vermoedt dat CineSud zonder toestemming persoonsgegevens van een minderjarige heeft verwerkt, kunt u contact opnemen via [email protected]. Dan beoordelen wij de situatie en verwijderen wij de gegevens indien nodig.

5. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

CineSud verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doelen:

het aanmaken en beheren van memberships of accounts;
het verwerken van aanmeldingen voor activiteiten, programma’s, Labs en events;
het uitvoeren van overeenkomsten;
het afhandelen van betalingen, facturen en declaraties;
het versturen van nieuwsbrieven, uitnodigingen en relevante communicatie;
het informeren over wijzigingen in activiteiten of dienstverlening;
het uitvoeren van selectieprocedures voor programma’s en Labs;
het organiseren, evalueren en verbeteren van activiteiten;
het onderhouden van contact met deelnemers, makers, partners en relaties;
het voldoen aan wettelijke en fiscale verplichtingen;
het opstellen van rapportages en verantwoording aan subsidieverstrekkers, fondsen of accountants;
het bevorderen van veiligheid, integriteit en naleving van de gedragscode.

6. Grondslagen voor verwerking

CineSud verwerkt persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat. Afhankelijk van de situatie kan verwerking plaatsvinden op basis van:

uitvoering van een overeenkomst;
toestemming;
wettelijke verplichting;
gerechtvaardigd belang;
noodzakelijk belang voor de organisatie en uitvoering van activiteiten.

Voor nieuwsbrieven gebruiken wij toestemming of een bestaande relatie, voor zover wettelijk toegestaan. U kunt zich altijd afmelden via de afmeldlink in de nieuwsbrief.

7. Geautomatiseerde besluitvorming

CineSud neemt geen besluiten over personen die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die rechtsgevolgen hebben of iemand op vergelijkbare wijze aanzienlijk treffen.

Selecties voor programma’s, Labs en trajecten worden altijd beoordeeld door medewerkers, commissies of externe deskundigen.

8. Delen van persoonsgegevens met derden

CineSud deelt persoonsgegevens uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van haar werkzaamheden, overeenkomsten of wettelijke verplichtingen.

Gegevens kunnen worden gedeeld met onder meer:

betalingsverwerkers;
boekhouder, accountant of administratiekantoor;
ticketing- of registratiesystemen;
nieuwsbriefsystemen;
hosting- en websiteleveranciers;
cloud- en softwareleveranciers;
subsidieverstrekkers of fondsen, voor zover noodzakelijk voor verantwoording;
coaches, commissieleden of beoordelaars, voor zover nodig voor selectie of begeleiding;
bevoegde instanties indien sprake is van een wettelijke verplichting.

Met verwerkers worden waar nodig verwerkersovereenkomsten gesloten.

9. Internationale doorgifte

Sommige software- en clouddiensten kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte. CineSud maakt in dat geval gebruik van passende waarborgen, zoals standaardcontractbepalingen of andere door de AVG erkende mechanismen.

10. Bewaartermijnen

CineSud bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt.

Wij hanteren in beginsel de volgende bewaartermijnen:

nieuwsbriefgegevens: tot afmelding;
account- of membershipgegevens: zolang het account of membership actief is en maximaal twee jaar daarna;
deelnemersgegevens activiteiten: maximaal twee jaar na afloop van de activiteit;
project- en Labgegevens: maximaal zeven jaar na afronding, mede in verband met subsidieverantwoording en administratie;
financiële administratie: zeven jaar, conform fiscale bewaarplicht;
sollicitatiegegevens: maximaal vier weken na afronding van de procedure, tenzij toestemming is gegeven voor langere bewaring;
beeldmateriaal: zolang dit relevant is voor verslaglegging, archief of communicatie, tenzij bezwaar is gemaakt en verwijdering redelijkerwijs mogelijk is.

11. Beeld- en geluidsmateriaal

Tijdens activiteiten van CineSud kunnen foto-, video- of geluidsopnamen worden gemaakt voor verslaglegging, archivering, promotie en communicatie.

CineSud gaat zorgvuldig om met beeldmateriaal. Indien u niet herkenbaar in beeld wilt worden gebracht of bezwaar heeft tegen publicatie, kunt u dit vooraf of zo spoedig mogelijk kenbaar maken via [email protected].

12. Cookies

CineSud gebruikt technische en functionele cookies die noodzakelijk zijn voor het goed functioneren van de website. Daarnaast kunnen analytische cookies worden gebruikt om de website te verbeteren, voor zover deze geen of beperkte inbreuk maken op uw privacy.

Wanneer CineSud gebruikmaakt van cookies waarvoor toestemming vereist is, wordt hiervoor vooraf toestemming gevraagd via de website.

U kunt cookies verwijderen of blokkeren via de instellingen van uw browser.

13. Beveiliging

CineSud neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging.

Deze maatregelen omvatten onder meer beveiligde digitale omgevingen, beperkte toegangsrechten, wachtwoordbeveiliging en zorgvuldig intern gebruik van persoonsgegevens.

14. Uw rechten

U heeft op grond van de AVG verschillende rechten. U kunt CineSud verzoeken om:

inzage in uw persoonsgegevens;
correctie van onjuiste gegevens;
verwijdering van gegevens;
beperking van verwerking;
overdracht van gegevens;
intrekking van gegeven toestemming;
bezwaar tegen verwerking.

Een verzoek kunt u sturen naar [email protected].

CineSud reageert zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen één maand. Indien nodig kan CineSud vragen om verificatie van uw identiteit.

15. Klachten

Als u vindt dat CineSud niet zorgvuldig met uw persoonsgegevens omgaat, kunt u contact opnemen via [email protected].

U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

16. Wijzigingen

CineSud kan deze privacyverklaring wijzigen wanneer wetgeving, dienstverlening of interne werkwijzen daartoe aanleiding geven. De meest actuele versie wordt gepubliceerd op www.cinesud.nl.

Persoonsgegevens die wij verwerken

Stichting CineSud verwerkt uw persoonsgegevens, doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt.

Dit zijn:

aanmelding Nieuwsbrief*
aanmelding vriend, donateur, lid, parnter ** – aankopen activiteiten, diensten, events ***

Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

Voor- en achternaam **, ***
Geslacht
Adresgegevens
Telefoonnummer
Bedrijfsnaam, BTW nummer **
Disciplines **
E-mailadres * , **, ***
Bankrekeningnummer **, ***

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming.

Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via [email protected], dan verwijderen wij deze informatie.

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

Stichting CineSud verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:
– Het afhandelen van uw betaling ten behoeve van E-ticketverkoop
– Verzenden van onze nieuwsbrief en/of andere promotionele uitingen en uitnodigingen
– U te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren – U te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten
– U de mogelijkheid te bieden een account aan te maken

Geautomatiseerde besluitvorming

Stichting CineSud neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Stichting CineSud) tussen zit.

Stichting CineSud gebruikt de volgende computerprogramma’s of -systemen:
– WordPress voor verkoop van E-tickets en registratie donateurs/leden/partners/etc, en afhandelingen van (contact)formulieren;
– Mollie voor de IDeal betalingen van E-tickets;
– MailChimp voor adreslijsten (e-mailadressen) voor het versturen van de Nieuwsbrief;
– MS-Word en –Excel voor het maken van etiketten voor het versturen van post;

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

Stichting CineSud bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende persoonsgegevens:

persoonsgegevens
> Bewaartermijn
> Reden
> bewijs lidmaatschap > Post en uitnodigingen > Nieuwsbrief, PR
> Registratie betalingen

Delen van persoonsgegevens met derden
> Een jaar; wordt automatisch verlengd > idem
> idem
> idem
Personalia
Adres
E-mailadres
Bankgegevens
Na opzegging worden uw gegevens binnen 6 weken verwijderd.

Stichting CineSud verstrekt uitsluitend aan derden en alleen als dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

Stichting CineSud gebruikt alleen technische en functionele cookies. En analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy.

Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smart Phone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren.
U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Stichting CineSud en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid.

Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.
U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar [email protected]
Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek.
Stichting CineSud wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgege... wij persoonsgegevens beveiligen

Stichting CineSud neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via 06-46149397 of via [email protected].

AVG Verklaring

Hierbij verklaart de Stichting AVG voor Verenigingen dat Stg. CineSud het AVG-programma geheel of gedeeltelijk heeft doorlopen. Stg. CineSud verklaart hiermee dat de inspanningen zijn verricht zoals die voortvloeien uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Indien niet alle programmaonderdelen zijn afgewerkt en de verklaring toch wordt aangevraagd, dan is geen volledige invulling gegeven aan de eisen van de wetgever. De Stichting AVG voor Verenigingen adviseert de openstaande punten alsnog zo snel mogelijk af te werken en in elk geval in het programma een aantekening te maken wanneer dit zal gebeuren.

In de hierna volgende verklaring staan alle onderdelen/stappen die Stg. CineSud heeft doorlopen om te voldoen aan de AVG-wetgeving. Per onderdeel is duidelijk aangegeven welke gegevens en onderdelen van de wet van toepassing zijn en hoe daar aan voldaan is. Waar nodig is additionele informatie verstrekt ter verduidelijking van de situatie.

Stg. CineSud begrijpt dat AVG-wetgeving continu van toepassing is en dat wij regelmatig de gegevens moeten controleren en updaten.

Met het volledig doorlopen van het AVG-programma van de Stichting AVG voor Verenigingen heeft Stg. CineSud kennis over de materie ontvangen die door de AVG wordt geraakt, en verklaart zelf naar eer en geweten aan de wet te voldoen. De onderdelen van de zelfverklaring door Stg. CineSud zijn te vinden op de volgende pagina(‘s) van deze verklaring.

Aldus opgemaakt te Gorinchem,
d.d. 27-4-2018,
door Stichting AVG voor Verenigingen
gevestigd aan de Stephensonweg 14 te Gorinchem.

Privacyverklaring